همواره یکی از مباحث بسیار مهم در مدیریت استراتژیک فناوری اطلاعات (IT) در تمامی سازمانها و کسب و کارها تهیه اسناد فنی کامل ، و در واقع ” مستند سازی ” از هر آنجا در ساختار شبکه و زیرساخت ، مورد استفاده قرار گرفته است ، میباشد. که موجب میگردد سازمان شما دیگر به يک شخصیت حقیقی حقوقی و يا حقيقی خاصی وابسته نباشد – مدیریت شبکه شما بهبود خواهد یافت – واگذاری وظایف و اشتراک فعاليت در لایه های مختلف کارشناسان فنی و مدیریتی  تسهیل میگردد – موجب مدیریت بحران مناسب و کاھش ریسک ، ونهایتاً بازسازی و رفع اشکالات در سریع ترین زمان میگردد که تمام این مباحث  را میتوان از مزایای تهیه اسناد فنی و مستند سازی در حوزه فناوری اطلاعات خصوصاً شبکه و زیرساخت نام برد .

• مستند سازی و تهیه اسناد فنی مرکز داده و تجهیزات اطفاء حریق، UPS ،Cooling ، ژنراتور ، ارت و … 
•  مستند سازی و تهیه اسناد فنی زیرساخت شبکه ، نقشه ها و مسیرهای عبوری ، بستر کابل کشی شبکه ، فیبر نوری ، اتصالات فیزیکی ، تجهیزات بیسم و ارتباطات رادیویی و …
•  مستند سازی ساختار و وضعیت ارتباطی شبکه LAN ، وضعیت پورتها، لایه های شبکه، VLAN, STP و…
•  مستندسازی ارتباطات برون سازمانی و نقاط اتصال شبکه (لبه شبکه) ، روتر ، UTM فایروال ، IDS ،IPS ،WAF  و ارتباطات Internet, Intranet, MPLS و …
•  مستند سازی و تهیه اسناد فنی تجهیزات نوع و مدل تجهیزات، پروتکل ها، نوع و نحوه ارتباطات و…
•  مستند سازی خدمات شبکه و سرویس ها و نرم افزار، پورت های موردنیاز، کاربران مربوطه و…
•  مستند سازی بستر و ساختار مجازی سازی ESX, vCenter, SRM, Hyper-V, و …
•  مستند سازی و تهیه اسناد فنی تجهیزات ذخیره سازی ، Storage سرویس دهی LUN ،Pool و…
•  مستند سازی و تهیه اسناد فنی تجهیزات پشتیبان گیری  و استراتژی آنها ، نرم افزارها، ،Tape زمانبندی و …
•  مستندسازی و تهیه اسناد مدیرت و نظارت شبکه مانند SOC و NOC  و سیستم های مدیریتی ، مانیتورینگ شبکه، کنسول های دسترسی تجهیزات و ..

مزیت های مستند سازی شبکه

عیب یابی سریع: با مستند سازی در صورت بروز یک مشکل در صورتی که آن مشکل تکراری باشد، به سرعت برطرف می شود و در صورتی که آن مشکل تکراری نباشد با استفاده از اطلاعات موجود در مستند Network می توان به سرعت اقدام به عیب یابی زیرساخت با استفاده از اطلاعات موجود کرد.

کاهش احتمال از بین رفتن داده ها: هنگام مستند سازی شبکه اطلاعات اصلی تجمیع می شوند، با تجمیع این اطلاعات بسیاری از بار ها بر دوش مدیر شبکه کاهش پیدا کرده و مدیران شبکه می توانند به فعالیت های حساس تری چون محافظت از داده های حساس شبکه کنند.

تقسیم وظایف بین تیم IT و افراد جدید: با مستند سازی مدیران شبکه می توانند به راحتی مسئولیت های مختلفی در شبکه را به دیگر کارشناسان واگذار نمایند. چرا که با مستند سازی می توان به راحتی این اطلاعات را دسته بندی کرد و بر اساس سطح کارشناسان وظایف را واگذار نمود.

بهبود در گسترش پذیری شبکه: هنگامی که شما یک مستند کاملاً به روز را داشته باشید می توانید به راحتی سرویس های جدید و موقعیت های جدیدی را برای سازمان طراحی نمایید.

اطلاعات لازم جهت مستندسازی شبکه

اطلاعات موجود در کتابچه مستند شبکه باید به گونه ای باشد که بتوان با استفاده از آن زیرساخت شبکه را از ابتدا ایجاد نمود. البته باید توجه داشته باشیم که پیچیدگی مستند شبکه با پیچیدگی زیرساخت ارتباط مستقیمی دارد. در زیر برخی از اطلاعاتی که در یک مستند شبکه آورده می شود بیان نموده ایم:

نقشه طبقات سازمان: سازمان شما چند طبقه دارد، در هر طبقه چه تجهیزاتی وجود دارد.
دیاگرام فیزیکی شبکه: کدام تجهیزات در کجای سازمان قرار دارند.
دیاگرام منطقی شبکه: چه سرویس هایی در کجا قرار دارند. به عنوان مثال سرویس اکتیو دایرکتوری اول در سایت اول و اکتیو دایرکتوری پشتیبان در سایت دوم است.
اطلاعات سخت افزاری: چه نوع تجهیزاتی در زیرساخت شبکه وجود دارند.
اطلاعات پیکربندی: سرویس ها به چه صورت پیکربندی و تنظیم شده اند. به عنوان مثال آیا سرویس Edge در زیرساخت اکسچنج سرور وجود دارد.

اطلاعات پروتکل ها: چه پروتکل هایی در زیرساخت فعال شدند. به عنوان نمونه سرویس وب بر روی پروتکل http است یا https
اطلاعات DNS: چه رکورد هایی در DNS ساخته شده است. آیا DNS به روز رسانی می شود.
اطلاعات مدیریتی شبکه: مانند سطوح دسترسی، سیاست های امنیتی و این دیگر اطلاعات مدیریتی شبکه
ثبت مشخصات دستگاه های شبکه و ایجاد شناسنامه اطلاعاتی برای هر یک از کاربران
چگونگی عیب یابی و حل مشکلات پیش آمده در زیرساخت شبکه

مراحل network documentation

مرحله اول: رسم انواع دیاگرام های شبکه شامل Network Layout , Physical Network , Logical Network
مرحله دوم: جمع آوری اطلاعات دستگاه ها شامل اطلاعات سخت افزار ها و همچنین پیکربندی های انجام شده بر روی آن ها
مرحله سوم: جمع آوری اطلاعات مدیریت شبکه شامل: منابع مدیریت شبکه، ثبت مشخصات موجود شبکه، ثبت تغییرات اعمال شده بر روی دستگاه ها، نحوه انجام فعالیت های روزمره شبکه و…..
مرحله چهارم: سایر اطلاعاتی که ممکن است در مدیریت شبکه به آن ها احتیاج شود.