با گسترش فناوری و نیاز به بهره‌وری بیشتر، کارکنان در بسیاری از سازمان‌ها به استفاده از ابزارها و نرم‌افزارهایی روی آورده‌اند که توسط تیم IT تأیید یا مدیریت نشده‌اند. این پدیده که به آن Shadow IT می‌گویند، به‌دلیل محدودیت‌های ابزارهای رسمی، نیاز به انعطاف‌پذیری بیشتر و سرعت در انجام کارها به‌وجود آمده است.

Shadow IT چیست؟ 

Shadow IT به استفاده از سخت‌افزار، نرم‌افزار، اپلیکیشن‌ها و سرویس‌های فناوری اطلاعات بدون تأیید یا نظارت تیم IT در یک سازمان گفته می‌شود. در بسیاری از شرکت‌ها، کارکنان برای انجام سریع‌تر و مؤثرتر وظایف خود از ابزارهایی مانند فضای ذخیره‌سازی ابری (مانند Google Drive و Dropbox)، پیام‌رسان‌های غیررسمی (مانند WhatsApp و Slack) یا حتی نرم‌افزارهای تحلیلی و مدیریتی استفاده می‌کنند، بدون اینکه این ابزارها توسط بخش IT تأیید شده باشند. دلیل اصلی این کار، محدودیت‌ها و پیچیدگی‌های ابزارهای رسمی، فرآیندهای زمان‌بر تأیید نرم‌افزارها و نیاز کارکنان به انعطاف‌پذیری بیشتر است. 

در حالی که Shadow IT می‌تواند بهره‌وری، خلاقیت و سرعت انجام کارها را افزایش دهد، اما چالش‌های امنیتی و مدیریتی قابل توجهی را نیز به همراه دارد. از جمله این چالش‌ها می‌توان به افزایش سطح حملات سایبری، نقض حریم خصوصی، عدم انطباق با استانداردهای امنیتی سازمان و ایجاد مشکلات یکپارچگی داده‌ها اشاره کرد. بسیاری از سازمان‌ها بدون آگاهی از میزان گستردگی Shadow IT در مجموعه خود، با خطر از دست رفتن اطلاعات حیاتی یا نقض قوانین حاکمیتی روبه‌رو هستند.

چرا از Shadow IT استفاده می‌شود؟

• افزایش بهره‌وری و سرعت انجام کارها

کارکنان معمولاً به‌دنبال راه‌حل‌هایی هستند که فرآیندهای کاری را سریع‌تر و ساده‌تر کنند. ابزارهای رسمی سازمانی ممکن است پیچیده، کند یا ناکارآمد باشند و نتوانند به‌خوبی نیازهای کاربران را برآورده کنند. به همین دلیل کارکنان به‌سراغ ابزارهای غیررسمی و کاربردی‌تری مانند اپلیکیشن‌های پیام‌رسان سریع یا سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری می‌روند تا وظایف خود را با سرعت و کارایی بیشتری انجام دهند. 

• انعطاف‌پذیری بیشتر در محیط کاری

در دنیای امروز که دورکاری و شیوه‌های کاری منعطف رایج شده‌اند، کارکنان به ابزارهایی نیاز دارند که بتوانند از هر مکان و با هر دستگاهی به آن‌ها دسترسی داشته باشند. نرم‌افزارها و سرویس‌های ابری غیررسمی این امکان را فراهم می‌کنند تا کاربران به‌راحتی و بدون محدودیت به اطلاعات و فایل‌های کاری خود دسترسی پیدا کنند. این انعطاف‌پذیری به آن‌ها کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را حتی در خارج از محیط اداری حفظ کنند. 

• رابط کاربری ساده و کاربرپسند

بسیاری از ابزارهای رسمی سازمانی پیچیدگی‌های زیادی دارند و نیازمند آموزش‌های طولانی‌مدت هستند. در مقابل، اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهای غیررسمی معمولاً دارای رابط‌های کاربری ساده‌تر و کاربرپسندتری هستند که کارکنان به‌سرعت می‌توانند آن‌ها را یاد بگیرند و بدون نیاز به آموزش‌های پیچیده از آن‌ها استفاده کنند. این موضوع باعث می‌شود کاربران به‌طور خودجوش به سمت استفاده از این ابزارها جذب شوند. 

• پاسخ به نیازهای فوری و خاص

در برخی مواقع کارکنان با نیازهای خاص و فوری روبه‌رو می‌شوند که ابزارهای رسمی سازمان قادر به رفع آن‌ها نیستند. در این شرایط، آن‌ها به‌دنبال نرم‌افزارها و سرویس‌هایی می‌گردند که به‌طور موقت یا برای پروژه‌های خاص جوابگوی نیازهایشان باشند. به‌عنوان مثال، استفاده از ابزارهای تحلیل داده یا مدیریت پروژه که در سازمان موجود نیستند، اما به‌سرعت می‌توانند به افزایش کارایی کمک کنند.

Shadow IT چه تأثیری بر فناوری اطلاعات می‌گذارد؟

• کاهش کنترل و نظارت بر سیستم‌های IT

با استفاده از Shadow IT تیم فناوری اطلاعات کنترل و نظارت کاملی بر ابزارها و سیستم‌های مورد استفاده در سازمان ندارد. این امر به دلیل استفاده از نرم‌افزارها و سرویس‌هایی است که خارج از چارچوب رسمی IT به‌کار گرفته می‌شوند. نتیجه این وضعیت، کاهش قابلیت مدیریت و نگهداری سیستم‌ها و همچنین دشواری در شناسایی و رفع مشکلات امنیتی بالقوه است. 

• افزایش خطرات امنیتی

Shadow IT به‌معنای استفاده از ابزارها و نرم‌افزارهایی است که توسط بخش IT تأیید یا ایمن‌سازی نشده‌اند. این امر می‌تواند منجر به ایجاد نقاط ضعف امنیتی شود، زیرا این ابزارها ممکن است حاوی آسیب‌پذیری‌هایی باشند که توسط مهاجمان سایبری مورد سوءاستفاده قرار می‌گیرند. علاوه بر این، نبود نظارت کافی بر این ابزارها، ریسک دسترسی غیرمجاز به داده‌های حساس را افزایش می‌دهد. 

• پیچیدگی در مدیریت و نگهداری سیستم‌ها

وقتی کارمندان از ابزارهای غیررسمی استفاده می‌کنند، بخش IT با سیستم‌ها و نرم‌افزارهایی مواجه می‌شود که ممکن است با استانداردها و سیاست‌های سازمان سازگار نباشند. این وضعیت باعث افزایش پیچیدگی در مدیریت و نگهداری سیستم‌ها می‌شود، زیرا هماهنگ‌سازی و یکپارچه‌سازی این ابزارها با زیرساخت‌های فعلی دشوارتر خواهد بود. 

• احتمال افزایش بار کاری تیم IT!

Shadow IT باعث افزایش بار کاری تیم IT می‌شود، زیرا کاربران ممکن است در زمان مواجهه با مشکلات در ابزارهای غیررسمی، از تیم IT کمک بخواهند. از آنجا که این ابزارها توسط IT پشتیبانی نمی‌شوند، تیم فناوری اطلاعات باید زمان و منابع بیشتری را صرف شناسایی و رفع مشکلات کند. این امر می‌تواند بهره‌وری تیم IT را تحت تأثیر قرار دهد. 

• کاهش هماهنگی و یکپارچگی داده‌ها

استفاده از ابزارهای متنوع و غیررسمی منجر به پراکندگی داده‌ها در سیستم‌های مختلف می‌شود. این وضعیت باعث کاهش هماهنگی و یکپارچگی داده‌ها شده و مدیریت اطلاعات را برای تیم IT پیچیده‌تر می‌کند. علاوه بر این، ناسازگاری داده‌ها می‌تواند مشکلاتی در تحلیل اطلاعات و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک سازمان ایجاد کند.

مزایا و معایب Shadow IT